Sig JA til visualisering!

Kan du bruge visualisering i form af et Kanban-board til at planlægge dit bryllup?

Det er ikke hver dag, man får lov at lave et forsøg, der kan besvare det spørgsmål, så det kastede jeg (og min daværende kæreste) sig selvfølgeligt ud i.

Spoiler alert: Vi er i dag gift og konklusionen er klar: Ja, det kan du sagtens. De dybere erkendelser ligger i, hvorfor det virkede så godt med en omgang bryllupskanban? Det kan du læse om i dette blogindlæg.

Visualisering en del af pakken

Visualisering er, i større eller mindre grad, en del af alt, der rimer på ordet, der starter med ”A” og slutter med ”gile” – Scrum, Kanban, SAFe, LeSS osv.

I alle tilfælde er visualisering en del af pakken. Enten som et direkte krav, eller som en god praktik. I rigtig mange tilfælde er visualiseringen et board med nogle kolonner og post-its, der (forhåbentlig) bevæger sig fra venstre mod højre, blevet de facto standarden. Nærmest som om det er den eneste måde at visualisere på.

Jeg er stor fortaler for visualisering og lavede derfor min egen visualisering i forbindelse med planlægning af et bryllup, hvor jeg var den ene af de to personer i fokus, nemlig mit eget. Min daværende kæreste, nu hustru, var heldigvis med på idéen.  

Sådan er det også tit på en arbejdsplads, i fx et team eller andre steder i organisationen. De fleste er med på idéen, heldigvis. De vil gerne lave nogle kolonner, og hvis det går rigtigt vildt for sig: nogle swimlanes, og fylde op med post-its. I de fleste tilfælde er visualisering digital, medmindre du er heldig og har et vaskeægte fysisk board.  

Til brylluppet fungerede visualisering fremragende, helt som jeg forventede (og håbede). I tilfældet på arbejdspladsen, er min erfaring at det ikke altid går så let.  

Efter brylluppet grublede jeg over hvorfor den ’simple’ visualisering på en arbejdsplads er så svær, det fungerede jo så godt i forbindelse med brylluppet. Jeg er kommet frem til fem punkter: tre afledt af visualiseringen og to, der går et spadestik dybere. Alle fem kan forhåbentlig hjælpe dig med at få din visualisering til at fungere bedre og overraskende nok, har de to sidstnævnte, intet med visualiseringen at gøre. Men først lidt om vores visualisering.  

Visualisering af et bryllup – et bryllupsboard

Her et snapshot af vores visualisering ca. 4 uger før brylluppet skulle stå. Det er et helt simpelt board:

Kolonner og felterne minder måske om noget du har set før, meget kort forklaret:

• Things to do: Alt der skulle laves – hvad vi vidste fra starten og løbende opdagede og tilføjede.
• Next: Det næste der skulle gøres noget ved. Helt simpelt snakkede vi om, hvad der gav mening.
• Doing: Det vi var i gang med.
• Waiting: Ting vi gik i gang med, men måtte vente på andre for at klare. Det kunne fx være tøj der var hos skrædderen.
• Done: Det siger næsten sig selv. Et herligt sted at rykke ting til.
• Notes: Brugte vi til at holde styr på vigtige datoer, fx hvornår hvad skulle betales og bordplanen skulle være færdig.

Som man kan se, er der en hel del i ’Done’, heldigvis! Lidt i ’Waiting’ og ’Next’. Intet i ’Doing’(!) og ca. 10 stykker i ’Things to do’.

Boardet et foldbart pap i A4 og er købt hos Nomad8. De har desværre lukket deres shop i dag.  

Hvorfor fungerede det så fremragende med det board?

Som skrevet har jeg efter brylluppet tænkt over dette. Hvorfor var boardet så effektivt et værktøj til visualisering, når det nogle gange hos virksomheder og i grupper giver udfordringer, bøvl og minimalt udbytte, på trods af alle de gode intentioner?

Der er nogle oplagte og nemme nedslag:

• Synligheden – boardet lå altid fremme og ALT, der skulle gøres kom på boardet. Det gjorde det let at snakke om, hvad der var i gang, og hvad det næste der skulle ske var.
• De fysiske dimensioner – fx er ’Doing’ det mindste af alle områderne. Det gjorde helt naturligt at vi satte færre ting i gang. Der var simpelthen ikke plads, og vi satte kun noget nyt i gang, når der var ledig plads i ’Doing’.
• En grad af disciplin – med hjælp fra synligheden og de fysiske dimensioner, krævede det disciplin, men ikke meget, at holde boardet opdateret og snakke løbende om indholdet og rækkefølgen af, hvad der skulle gøres.  

Den opmærksomme læser vil måske have observeret at de tre punkter går fra noget meget visuelt og fysisk, til noget der er kræver noget af de mennesker der gør brug af visualiseringen – nemlig disciplin.  

Disse punkter kan uden tvivl give en gruppe et løft i arbejdsdagen og arbejdslivet, men der var dog to andre elementer der virkelig rykkede ved gevinsten af visualisering i tilfældet af vores bryllup og de kræver lidt mere end bare end en kort punktopstilling.  ‍

Et fokuseret team

Vi kunne snakke om hvordan og hvorledes, når det var nødvendigt. Vi kunne lave om på planen, vi kunne ændre indholdet, tilføje eller fjerne om nødvendigt. Eller sagt på en anden måde – vi havde autonomi.

Det første punkt er, at vi var et fokuseret team, min kæreste og jeg. Der var bare os to, så det var let at fordele, hvem der gjorde hvad, hvornår det skulle gøres, og hvad der skulle gøres sammen.  

Vi kunne snakke om hvordan og hvorledes, når det var nødvendigt. Vi kunne lave om på planen, vi kunne ændre indholdet, tilføje eller fjerne om nødvendigt. Eller sagt på en anden måde – vi havde autonomi.

Det er vigtigt at påpege, at vi var en fokuseret gruppe og ikke en dedikeret gruppe (eller dedikeret team som vi ofte hører i forbindelse med Agile), for vi lavede jo også andre ting. Gik på arbejde, trænede, læste en bog, så fjernsyn, mødtes med familie og venner, og hvad man nu ellers laver i sit liv.  

Men brylluppet var vigtigt for os begge to.

På en arbejdsplads bliver der ofte lavet dedikerede teams, i hvert fald på papiret. Men ofte er det dedikeret med modifikationer, fx 50 % på en opgave og 80 % på en anden. Hvor teamet er splittet mellem flere opgaver eller – gys – endnu være, hvor enkelte personer er splittet mellem flere opgaver. Opgaver der alle, i hvert fald på papiret, er lige vigtige.

Det betyder så at der ikke er noget i fokus, eller at det er svagt, eller at der er mange ting i fokus. Og er der så overhovedet fokuseret på noget? Som et kamera der prøver at holde fokus på ting på forskellige distancer, det går sjældent godt.

At skabe et, og kun et, fokus, er svært, hvis ikke umuligt ofte. Men det kan tilstræbes, hvilket bringer os til det næste punkt.

Vigtighed er vigtigt‍

I kontekst af en arbejdsplads er denne vigtighed af en opgave, ikke altid klar. Måske er denne vigtighed ikke kommunikeret klart nok, hvis overhovedet. Måske er distancen mellem dem, der finder en opgave vigtigt, og dem står med opgaven, for stor.

Hvordan holdt vi det ovennævnte fokus? Altså udover den fysiske visualisering selvfølgelig.

Det skyldes hvor vigtigt, det var for os. Den her følelse af, at det her betyder noget for os, og det er noget, vi virkelig gerne vil. Hele det fokuserede team, altså os to, var med på det – det var ikke noget andre fandt vigtigt for os. Og vi kunne også sige, hvorfor vi gerne ville.  
‍
Og at det var vigtigt, gjorde alle de førnævnte punkter og nedslag meget lettere.

I kontekst af en arbejdsplads, er denne vigtighed af en opgave, ikke altid klar. Måske er denne vigtighed ikke kommunikeret klart nok, hvis overhovedet. Måske er distancen mellem dem, der finder en opgave vigtigt, og dem står med opgaven, for stor. Eller noget helt tredje.  

I sidste ende går det udover forståelsen for opgaven og lysten til at gøre det godt. Lysten til at være med til at ændre og forme opgaven. På den måde som vi, i tilfælde af brylluppet, ændrede, tilføjede og valgte ting fra. Især det sidste gjorde ondt, men var nødvendigt.

Hvordan gik det så med brylluppet?

Brylluppet blev lige så fantastisk som ønsket, udover et ja til visualisering, så blev det, som tidligere afsløret, endnu vigtigere også et ja til mig! 😉

Boardet så sådan her ud et par dage før brylluppet:

PS. En anden smart ting ved en visualisering er, at den kan genbruges. Så nu er bryllupspost-its blevet erstattet med en-ny-verdensborger-forberedelses-post-its 👶