Sådan navigerer du sikkert gennem det eksplosive stakeholder-minefelt

Stakeholder Management: Evnen til at balancere interessenter, skabe samarbejde og sikre bæredygtig succes for dit produkt. Det lyder da meget godt – synes du ikke?

For de fleste så er stakeholder management en svær størrelse og faktisk også en disciplin, der er umådelig svær at navigere rundt i, selv for de sejeste produktudviklings-kaptajner.

Betragt denne artikel som en guidet tur i stakeholder-land, hvor vi skal besøge de syv forunderlige stakeholder-arketyper, som du med garanti allerede har mødt eller kommer til at møde på din vej. Her tager vi temperaturen på vores stakeholder-venner og ser nærmere på, hvilke af deres karaktertræk der kan få dig ud på kanten af stolen.  

Men frygt ikke, der er hjælp at hente på turen gennem det til tider eksplosive minefelt, hvor jeg vil give dig nogle tips og tricks til at navigere sikkert, så dine stakeholders bliver medspillere og ikke ender som sprængfarlige miner på din vej mod succesfulde produkter.

Stakeholder-definitionen – tilbage til 80’erne

In 1980’erne blev stakeholder management nævnt som et strategisk fokuspunkt i mange organisationer. Sidenhen er der skrevet mange bøger og artikler om emnet. Men selvom der er masser af information om stakeholder Management kan begrebet fortsat få det til at løbe koldt ned ad ryggen på selv de sejeste Product Owners. Emnet er en overset og nedprioriteret ingrediens i succesfuld produktudvikling. Men hvad er en stakeholder? En person der forsøger at tage hævn over dine fejltrin?

Tværtimod kan det forklares som personer eller grupper, der enten påvirker dit produkt positivt eller negativt. Disse personer kan være både interne og eksterne i din virksomhed. Det er vigtigt, at du som en moderne produktleder husker, at stakeholders ikke kun skal holdes i strakt arm til produktet, men derimod arbejde med dem som en dynamisk vekselvirkning, hvor de skiftevis bliver inddraget i beslutningsprocesser eller placeres på observationslisten.  

Spænd derfor sikkerhedshjelmen og lad os påbegynde turen gennem landskabet for at se nærmere på de syv stakeholder-arketyper – forhåbentligt uden at træde på en sprængfarlig mine undervejs.  

Må vi præsentere de 7 stakeholder-arketyper

1# Bombe Bent

Den yderst eksplosive stakeholder – ’en kamikazepilot i forklædning’, det prædikat vil nogle måske give ham, når han flyver forbi med budskaber om nye deadlines og kontekst-skift af dimensioner på igangværende opgaver. Det kan efterlade Product Owner med en større oprydning på teamets backlog og en Scrum Master, der febrilsk forsøger at holde sammen på teamets motivation.

Evnen til at huske hvordan prioriteringer og roadmaps fungerer kan opleves som mangelfuld, og derfor kan det midlertidige hukommelsestab og Bents evne til at træffe hurtige beslutninger, da også være en umådelig dårlig kombination der kan give enhver Product Owner ondt i maven, specielt når Bent svinger forbi dit ’drive-in skrivebord’ sidst på eftermiddagen med endnu en ’Breaking-News-bombe’.  

Mange Product Owners, oplever fra tid til anden dette lettere tumultariske scenarie, hvis der vel at mærke ikke er bygget et massivt rygskjold-af-et-mandat på den kære Product Owner til at sige pænt NEJ TAK. Men selvom Bent kan være en impulsiv type, så kan han også være en stærk drivkraft for produktudviklingen og endda være med til at øge værdiskabelsen. Han ønsker trods alt, at produktet skal være så godt som muligt, og at det leveres til tiden.

Men selvom Bent kan være en impulsiv type, så kan han også være en stærk drivkraft for produktudviklingen og endda være med til at øge værdiskabelsen.

At arbejde med Bombe Bent kan være en oplevelse, men her får du nogle tips til, hvordan du som Product Owner kan håndtere ham og sikre, at samarbejdet bliver en gevinst for alle parter:

• Opbyg en stærk relation: Skab tillid og kommuniker ofte med Bombe Bent, så han føler sig involveret i processen og forstår, hvad der sker.
• Kommunikation: Kommuniker klart og tydeligt med Bent gennem faste møder og skriftlig bekræftelse af det, I aftaler.
• Prioritering: Fastlæg klare prioriteringer og deadlines og hav en backup-plan i tilfælde af pludselige ændringer.
• Forståelse: Forstå Bombe Bents perspektiv og intention – forklar ham hvordan hans beslutninger påvirker dit produkt og teamet.
• En skarp Scrum Master: Din Scrum Master kan koordinere kommunikationen og processerne med Bent og forklare de tekniske aspekter af produktudviklingen.

2# Listige Lis

Den snedige stakeholder – nærmest som en hypnotisør kan hun få dig og teamet overbevist om at sidste øjebliksændringer, er det ekstra krydderi produktet mangler, og før du har set dig om, så er det planlagte sprintmål sat ud af kurs og på vej i modsatte retning.

Evnen til at bygge oven på andres ideer, som var det hendes egne, gør hende til en fantastisk god løsningsarkitekt, men desværre så kan hendes fokus på løsningen også fjerne fokus fra det reelle problem, du forsøger at løse for brugeren. Hun kan skabe forvirring med sine buzzwords, og det kræver, at du er vaks ved havelågen for at sikre, at du skiller det væsentlige fra det uvæsentlige.

Evnen til at bygge oven på andres ideer, som var det hendes egne, gør hende til en fantastisk god løsningsarkitekt

At have Listige Lis som en stakeholder kan være både sjovt og udfordrende på samme tid. På den ene side kan hun bidrage med en masse nye vinkler på kreative ideer og løsninger, mens hun på den anden side også kan være lidt for smart for sit eget bedste og tænke mere på innovation end på produktets kernefunktioner og det oprindelige problem.  

Så hvordan håndterer du Listige Lis som Product Owner, uden hun løber om hjørner med dig og dit team? Her er et par tips og tricks, som måske kan give dig svaret:

• Hold fast i dine vision: Det er vigtigt at holde fast i dit produkts kernefunktioner og din vision, selv når Listige Lis prøver at få dig til at tage en anden retning. Det er vigtigt at huske på, at hun kan have sine egne interesser i tankerne og måske ikke ser på produktet som en helhed.
• Vær kommunikativ: Det er vigtigt at kommunikere klart og tydeligt med Listige Lis for at undgå misforståelser og sikre, at hendes input bliver forstået med den rette intension. Forsøg at navigere udenom floskler og buzzwords, da det kan føre til en uklar kommunikation.
• Lyt til hendes ideer: Selvom Listige Lis kan være lidt for smart for sit eget bedste, kan hendes innovative ideer og kreative løsninger stadig være værdifulde. Lyt til hendes ideer og forsøg at inkludere dem, hvor det giver mening.
• Hold hende ansvarlig: Som med enhver stakeholder, er det vigtigt at holde Listige Lis ansvarlig for sine handlinger. Vær åben omkring deadlines, forventninger og leverancer, og sørg for, at hun føler sig ansvarlig for sine bidrag.
• Pas på hendes snedige taktikker: Pas på ikke at blive narret af det taktiske spil. Vær opmærksom på, om hun prøver at tage æren for andres arbejde eller prøver at afspore diskussionen. Sørg for at have en klar kommunikation og bed om fakta hvis nødvendigt.

3# Opfinder Ole

Den kreative stakeholder – Verdensrekordholder når det kommer til idegenerering. Han er så opfindsom, at det er svært ikke at blive input-immun og føle sig en smule lang i betrækket, når idé nummer 27 rammer indbakken sidst på eftermiddagen.

At være en idémager med en stærk følsomhed over for kritik er ikke altid den bedste kombination. Blandt de mange ideer kan det være svært at skelne mellem gode og dårlige, hvilket betyder, at du som Product Owner næsten pr. automatik påtager dig immunitetsskjoldet og bevæbnet med et mandat af tvivlsom karakter, forsøger at afværge alle indkomne ideer, som var det en bisværm på en varm sommerdag.  

Formidlingsevnen kan være udfordret og den gode intention kan til tider gå tabt i misforståelser. Opfinder Ole gør kommunikationen lidt sværere end nødvendigt, da han ofte opfatter afdækkende spørgsmål fra udviklerteamet som direkte kritik af hans ideer. Det kan føre til, at du ender som mægler midt i krigszonen.

Opfinder Ole kan være en udfordring for de fleste, men han besidder en fantastisk evne til at være en kreativ problemløser i en kompleks verden. Hans evne til at forblive i løsningsuniverset i længere tid er beundringsværdig. På den ene side kan han være en inspiration til nye og innovative ideer, men på den anden side kan hans ønske om at revolutionere alt føre til unødvendige forsinkelser og forvirring. Med den rette tilgang kan han være en værdifuld ressource – selvom du måske indimellem ønsker, at du havde en mute-knap.

Med den rette tilgang kan han være en værdifuld ressource – selvom du måske indimellem ønsker, at du havde en mute-knap.

Hvordan håndterer du så bedst Opfinder Ole og hans ide-univers som Product Owner, det får du et par tips og tricks til herunder:

• Anerkend hans kreativitet: Opfinder Ole kan være en værdifuld inspiration til nye og innovative ideer, så det er vigtigt at anerkende hans kreative evner. Brug hans input og tag hans ideer i betragtning til jeres Product Discovery arbejde, selvom du ikke nødvendigvis bruger dem alle.
• Vær tålmodig: Da Opfinder Ole har en tendens til at generere mange ideer, kan det tage tid at lytte til dem alle. Vær tålmodig og tag dig tid til at lytte til hans ideer. Pas på immunitetsskjoldet ikke bliver til en teflon frakke, hvor intet kan komme igennem.
• Vær klar og præcis i kommunikationen: Opfinder Ole kan have en tendens til at misforstå eller være misforstået, så det er vigtigt at være klar og præcis i kommunikationen. Gentag vigtige beskeder og vær sikker på, at Opfinder Ole forstår, hvad der bliver sagt.
• Vær konstruktiv i din feedback: Opfinder Ole kan være følsom over for kritik af sine ideer, så det er vigtigt at give feedback på en konstruktiv måde. Vær ærlig, men undgå at nedgøre eller afvise hans ideer uden grund.
• Hold fokus på produktets mål: Selvom Opfinder Ole har mange ideer, kan hans hang til at ville revolutionere alt føre til unødvendige stop. Hold fokus på produktets mål og hjælp Opfinder Ole med at prioritere hans ideer, så de er i overensstemmelse med produktets vision og strategi.

4# Egoistiske Erik

‍

Den mest selvoptagede stakeholder – en mester i sin disciplin, der gerne efterlader sine kolleger i støvet, hvis sejren er indenfor rækkevidde. Hans kærligheden til at prale af egne bedrifter er på et niveau, hvor man som Product Owner får lyst til at give ham en pokal for bare at tie stille.

Hans kærligheden til at prale af egne bedrifter er på et niveau, hvor man som Product Owner får lyst til at give ham en pokal for bare at tie stille.

Én ting er dog sikkert – når Erik er involveret, bliver det aldrig kedeligt. Han formår altid at skabe livlige diskussioner, hvor alle råber og skriger som børn på legepladsen før frokost. Selvom det ofte går ud over de andre stakeholders, kan man ikke benægte, at han er dygtig til at holde gang i tingene og skabe fremdrift.

Egoistiske Erik altid er klar med et tvist, som kan kapre selv det bedste Sprint Review. Det kan efterlade Product Owner med en udfordring, hvor ønsket om at skabe værdi kan blive overskygget af Erik, der væbnet med et taletidskort med ubegrænset forbrug er med til, at gøre sig selv til uofficiel mødeleder, medmindre du hurtigt står fast på din egen rolle på mødet.  

Hvis du vil samarbejde med Egoistiske Erik, skal du være parat til at forhandle på hans vilkår, og du må aldrig glemme at rose hans bidrag og forbløffende evner, ellers kan du godt vinke pænt farvel til hans engagement.

Herunder er lidt tips og tricks til, hvordan du sikrer håndteringen af Egoistiske Erik, uden at gå galt i byen som Product Owner:

• Hold fast i dine prioriteringer: Egoistiske Erik vil ofte prøve at overtale dig til at prioritere hans ønsker højt, men det er vigtigt, at du står fast på dine prioriteringer og holder fast i det overordnede mål for produktet.

• Giv ham plads i spotlightet: Egoistiske Erik elsker opmærksomhed, så det kan være en god idé at give ham en begrænset ”15-minuts-of-fame” i spotlightet, når I er til møder. Ros ham for hans bidrag og giv ham anerkendelse for hans succeser, og han vil sandsynligvis være mere villig til at samarbejde i fremtiden.
• Fokuser på fakta: Egoistiske Erik kan ofte være meget overbevisende og vil prøve at overtale dig til at følge hans planer. Men det er vigtigt at fokusere på fakta og data for at træffe de bedste beslutninger.
• Hold møder med klare dagsordener: Egoistiske Erik kan nemt dominere møder og få dem til at køre af sporet. Derfor er det vigtigt at have klare dagsordener for møderne og holde fokus på de emner, der er vigtige for produktet.
• Find kompromiser: Egoistiske Erik vil altid forsøge at få sin vilje, men det er vigtigt at finde kompromiser og indgå i samarbejde med ham. Hvis du kan finde en måde at opfylde hans ønsker på samtidig med at opfylde produktets mål, vil det føre til et bedre samarbejde og et bedre produkt.

5#Teknik Tommy

Den innovative stakeholder – hans baggrund som hobby-udvikler er umulig at ignorere. Han er dybt engageret i den tekniske side af produktudviklingen og har en passion for at diskutere og udfordre enhver teknisk beslutning. Det er som om, han altid er på udkig efter den nyeste og mest banebrydende teknologi, som var du med ham på en tech-messe i USA.  

På det tekniske plan er Tommy en sand ekspert. Han har en unik evne til at forstå komplekse tekniske koncepter og kan ofte overgå de fleste med sin viden og erfaring. Han er lidt som en racerkører, der giver baghjul til konkurrenterne. Men med denne ekspertise følger også en tendens til at sætte kollegaerne af på perronen med beskeden om, at toget er kørt. Især når der opstår ubalance mellem det tekniske og det forretningsmæssige, og det kan være en udfordring og kræve en indsats fra dig som Product Owner for at samle trådene og sikre at alle er med i samme tempo.

Han er lidt som en racerkører, der giver baghjul til konkurrenterne. Men med denne ekspertise følger også en tendens til at sætte kollegaerne af på perronen med beskeden om, at toget er kørt.

‍

Med inddragelse i beslutningsprocessen og følelsen af ejerskab kan Teknik Tommys ekspertise og input være meget værdifulde for dit produkt. Det vil ikke kun give værdifuld sparring for teamet, men også styrke Tommys engagement og tilfredshed som stakeholder, hvis du kan holde balance i regnskabet.

Nedenfor finder du nogle tips og tricks til at håndtere Teknik Tommy uden at du som Product Owner flytter permanent ned i detaljegrøften:

• Mød Teknik Tommy på hans ’tekniske terræn’: Teknik Tommy lever og ånder for teknologi. Tag dig tid til kortvarigt at dykke ned i de tekniske detaljer og vise interesse for hans idéer og visioner. Snak hans sprog og vær åben over for tekniske diskussioner.
• Balancer det tekniske og forretningsmæssige: Hjælp ham med at forstå, hvordan de tekniske beslutninger påvirker produktets værdi og brugeroplevelsen. Find den gyldne balance mellem innovation og praktisk anvendelighed.
• Sæt grænser og skab fokus: Teknik Tommy kan blive ivrig og miste sig selv i tekniske detaljer. Husk, det er dit ansvar at sikre, at der er klare og prioriterede opgaver. Skab struktur og hjælp Teknik Tommy med at forstå, hvilke opgaver, der er mest relevante.
• Brug humor til at nedbryde spændinger: Find sjove analogier eller metaforer, der kan gøre de tekniske diskussioner mere underholdende og letfordøjelige for både dig og Teknik Tommy.
• Involver Teknik Tommy i beslutningsprocessen: Giv Teknik Tommy en følelse af ejerskab ved at inddrage ham i beslutninger. Bed ham om at bidrage med sin ekspertise og idéer. Dette vil ikke kun give dig brugbare input men også styrke hans engagement og tilfredshed som en stakeholder.

6# Tvivlsomme Tina

Den betænksomme stakeholder – med en tendens til at være skeptisk og tvivlende over for ændringer og beslutninger, så kan samarbejdet med Tvivlsomme Tina føles som en punktering på racercyklen uden medbragt lappegrej.

Selvom Tina er kendt for at stille konstant spørgsmålstegn ved produktet og uden ophold udtrykke sine bekymringer, så er hun ikke bange for at udfordre status quo og bringe alternative synspunkter på bordet. Hendes til tider tvivlende væsen kan virke frustrerende, men det er vigtigt at huske, at hendes intention er at få produktet op på den helt høje kvalitetsklinge.

En stakeholder af Tinas karakter er yderst værdifuld for kvaliteten i dit produkt, så selvom det måske kan føles lidt som en kontinuerlig auditering af produktet, så udnyt, at Tina ser 360-grader rundt om produktet med en detaljegrad, der ville misunde de fleste perfektionister.

En stakeholder af Tinas karakter er yderst værdifuld for kvaliteten i dit produkt, så selvom det måske kan føles lidt som en kontinuerlig auditering af produktet

Tvivlsomme Tina kan være en udfordrende stakeholder, men prøv at se hendes tvivl som en mulighed for forbedring og kvalitetssikring af produktet og teamets arbejde.

Ved at håndtere hende med respekt, lytte til hendes bekymringer og inddrage hende aktivt, kan du opbygge et bedre samarbejde og styrke produktets succes på lang sigt.

Som Product Owner er det vigtigt at håndtere Tvivlsomme Tina på en konstruktiv måde. Her er nogle tip til at håndtere hende:

• Lyt aktivt til hendes bekymringer: Vis interesse for Tinas tvivl og bekymringer. Lyt opmærksomt til hendes perspektiver og vis, at du værdsætter hendes input. Dette vil hjælpe med at opbygge tillid og skabe en åben dialog.
• Forklar baggrunden for beslutninger: Når du træffer beslutninger, der kan vække tvivl hos Tina, sørg for at forklare baggrunden og de overvejelser, der ligger bag. Brug klarer og tydelige argumenter for at skabe forståelse og overbevise hende om, at dine beslutninger er velovervejede.
• Del troværdig information: Præsentér fakta, data og eksempler, der understøtter de beslutninger, du træffer. Dette kan bidrage til at berolige Tina og give hende tillid til produktets retning.
• Inviter hende til at bidrage: Inkluder Tina aktivt i beslutningsprocessen og opfordre hende til at bidrage med sine perspektiver og input. Det vil give hende en følelse af ejerskab og vise, at hendes input er værdsat.
• Skab realistiske forventninger: Vær åben omkring projektets udfordringer og risici. Hjælp Tina med at forstå de begrænsninger, I står over for, og skab realistiske forventninger til produktets succeskriterier. Dette vil bidrage til at minimere hendes tvivl og skabe en mere afbalanceret tilgang.

7# Forsigtige Freddy

Den forudseende stakeholder – med sans for detaljen og opmærksomheden rettet mod de potentielle risici og usikkerheder, der kan opstå undervejs, er det på et plan, hvor selv den mest skeptiske person i lokalet (næst efter Freddy) må tage hatten af.

Evidens er et nøgleelement for Freddy, da hans forsigtighed har behov for at blive understøttet af fakta for at skabe fremdrift. Hvis en stakeholder kunne se om hjørner, så må Freddy være én af dem. Hans ekspertise og erfaring er med til at gøre ham i stand til at identificere potentielle fejl og udfordringer næsten før, de opstår.  

Freddy er en person, der vægter kvalitet og pålidelighed højt. Han er altid opsat på at sikre, at produktet lever op til den højeste standard, og hans bekymringer kan til tider være ubegrundede og måske endda opleves som unødvendige tilsagn om at ulven kommer. Men hvis du giver dig tid til at lytte på ham, så kan der være små guldkorn imellem som er værdifulde iagttagelser, der kan hjælpe dig og produktet.

Han er altid opsat på at sikre, at produktet lever op til den højeste standard, og hans bekymringer kan til tider være ubegrundede og måske endda opleves som unødvendige tilsagn om at ulven kommer

Forsigtige Freddy kan være en vigtig stakeholder i forhold til at minde dig om, at have tid til at forholde dig kritisk til jeres produkt og valg af løsninger. Ved at håndtere hans bekymringer med respekt og involvere ham aktivt, kan du skabe et samarbejdsmiljø, der prioriterer kvalitet og succes.

Som Product Owner er det vigtigt at håndtere Forsigtige Freddy på en måde, der både anerkender og respekterer hans bekymringer. Her er nogle tip til at håndtere ham:

• Vær transparent og kommuniker: Del vigtig information om produktet og processen med Freddy. Vær åben omkring eventuelle risici og usikkerheder og opdater ham regelmæssigt om status og fremskridt. Dette vil hjælpe med at opbygge din tillid og sikre, at Freddy føler sig tryg.
• Involver ham i risikostyring: Inkluder Freddy aktivt i identifikationen og styringen af potentielle risici. Spørg efter hans input og erfaring for at identificere mulige fejlkilder og udvikle løsninger. Dette vil styrke hans engagement og følelse af ejerskab.
• Værdsæt kvalitet: Anerkend og værdsæt Freddys fokus på kvalitet og pålidelighed. Vis, at du prioriterer hans input og værdier, og sørg for at integrere dem i produktudviklingen.
• Afklar forventninger: Tydeliggør og afklar forventningerne til produktet. Dette inkluderer både de tekniske og forretningsmæssige aspekter. Vær realistisk omkring eventuelle begrænsninger og diskutér mulige kompromisser, hvis nødvendigt.
• Vær åben for læring og forbedringer: Vær villig til at lytte til Freddys forslag til forbedringer og ændringer. Tag dem seriøst og vær åben for at implementere dem, hvis de bidrager til produktets kvalitet og succes.

Turen er slut – det skal du tage med

Du er nu nået til vejs ende på min lille guidede tur i det bumlede stakeholderlandskab. Jeg håber, at du er blevet klogere med disse tips og tricks til, hvordan du håndterer og samarbejder med den enkelte stakeholder-arketype.

Det er netop arketyper, som du måske kan opfatte som lidt karikerede. Men de er derude, det har jeg gang på gang oplevet. Nogle gange som karikaturer, der bliver til virkelighed af kød og blod og andre gange i mere nuanceret form. 80 % Bombe Bent den ene dag – og 70 % Egoistiske Erik den næste i en anden kontekst.

Karikaturer eller ej – hovedbudskabet i artiklen er klart:

Prioriter dine stakeholders for at undgå et eksplosivt minefelt og udnyt i stedet dine stakeholders til at skabe bedre produkter.

Tilslut får du lige 3 skarpe take-aways at reflektere over, så du elegant kan hoppe over alle minerne fremover:

• Spot dine stakeholders, før de spotter dig
• Skab inddragelse, der er værdiskabende
• Stræb efter et langsigtet og bæredygtigt samarbejde med dem, der i sidste ende skal bruge dit produkt

‍