Sådan skaber du værdifulde møder, der ikke spilder folks tid  

Mængden af møder og tiden, vi bruger på dem, er omvendt proportionelt med indsatsen vi lægger i at vurdere de uendeligt mange møders reelle værdi.

I en artikel i Forbes fortæller en amerikansk professor Steven Rogelberg at hans forskning viser, at kun halvdelen af møderne, folk har deltaget i, vurderes som værdifulde. Jeg kan let tilslutte mig hans resultater og bare tanken om at bruge endnu en time på et værdiløst møde, gør mig deprimeret.

Medarbejderes effektivitet måles, vejes, vendes og drejes for at sikre at vi får det bedste ud af de knappe ressourcer vi har og jeg oplever at vi samtidig rask væk stimler medarbejdere sammen omkring et konferencebord, uden at have taget stilling til hvad forventningen er med at mødes.

Jeg har deltaget i tusindvis af møder, og alt for mange af dem har været spild af min tid, og endda vigtigere, min energi. Fra lederens "envejs-kommunikations-afdelingsmøder" til "ingen-ved-helt-hvad-vi-skal-så-vi-har-inviteret-alle-møderne".

I min optik mangler de alle det samme: Fokus på værdi.

Jeg har samlet nogle greb der har hjulpet mig til at øge sandsynligheden for et værdifuldt møde.

Effektivitet i at mødes fysisk  

Det er selvfølgelig ikke overraskende at fysiske møder er mere effektive end digitale, men jeg blev alligevel overrasket over hvor stor forskel der er. Forskning viser, at face-to-face møder er 34 gange mere effektive end e-mail kommunikation (se artikel i Harvard Business Review) og at et fysisk håndtryk fremmer samarbejde og påvirker udfaldet af forhandlinger til det bedre.  

Saml derfor, så vidt muligt, deltagerne fysisk for at opnå fordelen ved at kunne aflæse hinandens kropssprog frem for de mange og lange e-mail samtaler som uvægerligt altid overser nogle vigtige elementer eller bliver direkte misforstået.

De uformelle snakke før og under et fysisk møde giver et væsentligt bedre ståsted for selve mødet og for fremtidige interaktioner.

Hvis du er i tvivl om en person skal deltage, så ræk ud før du risikerer at spilde personens tid.

Er mødet nødvendigt?  

Mange møder viser sig, i det berømte bakspejl, at have været unødvendige. Jeg har ofte siddet i et møde og tænkt ”Det kunne jeg have læst i et nyhedsbrev” eller ”Det kunne to personer have løst ved kaffemaskinen i morgen”. Spørg dig selv om informationerne kan hentes eller gives bilateralt frem for et formelt møde.

Hvis mødet er nødvendigt, så spørg dig selv, "Hvem skal bidrage til dette møde?" før du sender invitationen. Hvis du er i tvivl om en person skal deltage, så ræk ud før du risikerer at spilde personens tid.

Personligt har jeg selv modtaget mange mødeinvitationer hvor jeg har tænkt ”Det må være en fejl at jeg er blevet sat på den liste.” Som modtager af en mødeinvitation, spørger jeg derfor altid mig selv "Hvad forventes jeg at bidrage med?" Hvis du som modtager er i tvivl om det spørgsmål, så ræk ud til indkalder. Hvis omfanget af dit bidrag ikke er klart på forhånd, så er formålet med mødet sandsynligvis heller ikke klart.

Skriv en dagsorden  

Jeg kan blive helt modløs ved tanken om alle de møder jeg er blevet indlagt til at deltage i, som ikke har haft en dagsorden. Det eneste jeg vidste var at der var blevet allokeret en klump tid af mit liv som jeg ikke vidste om jeg nogensinde ville kunne godtgøre.

Når du har fundet ud af, at mødet er nødvendigt, så fastlæg derfor et klart formål med mødet, og skriv en dagsorden. Et glimrende tidsstyringsværktøj er, at du kan skrive én sætning med formålet for mødet. Start med denne sætning: "Formålet med dette møde er [indsæt meningsfuldt mål]." Skriv derefter resultaterne, der forventes at komme ud af mødet. Dette er en effektiv tankeøvelse som sikrer at du får dækket de vigtigste punkter.

Lav en dagsorden eller en liste af punkter over hvad der skal afdækkes i mødet. Ved siden af hvert punkt sætter du navnet på den person, der forventes at præsentere det eller være ansvarlig for det. Sørg for at dagsordenen er tilgængelig så tidligt som muligt og mindst 24 timer i forvejen, så hver deltager ved hvad hun forventes at bidrage med.

En dagsorden skal være fast inventar for en-til-en møder med din leder, din chef, med dem du leder, med dine kunder, med dine leverandører, ja for alle værdifulde møder. På den måde kan vi afstemme på forhånd om det giver mening at kaste sig ud i mødet.

Gør det klart, hvis forberedelse er nødvendig  

Jeg har deltaget i mange møder uforberedt, fordi jeg, indrømmet, ikke havde givet dagsordenen den nødvendige opmærksomhed. Jeg var blevet vant til møder uden en dagsorden og et klart mål, fordi der var gået inflation i at afholde møder.

Derfor er det vigtigt at du gør det meget klart, hvilke forberedelser der kræves til mødet. Vi er alle forskellige og forbereder os på forskellige måder i forskellige tempi. Deltagerne har derfor muligheden for at evaluere om de kan nå at forberede sig og endda om forberedelsen er relevant for resultatet af mødet.

Her er en opfordring: Start til tiden og vent ikke på nogen.

Start og stop til tiden  

Jeg kan ikke tælle hvor mange gange jeg har oplevet møder der er trukket ud og deltagerne stille og roligt falder fra pga. andre aftaler og vi derfor har mistet beslutningsevnen i forhold til målet for mødet.

Det kan virke banalt men planlæg en klar tidsplan for mødets start og afslutning – og hold den! Hvis mødet skal køre fra 8 til 9, start da præcis kl. 8 og slut senest kl. 9.

Her er en opfordring: Start til tiden og vent ikke på nogen. Gå ud fra, at den eller dem, der ikke er ankommet ved mødestart, måske slet ikke kommer. Det er uretfærdigt at straffe de mennesker, der er der til tiden, ved at lade dem vente.

Mange virksomheder har politikken at låse mødelokalet indefra, præcis når mødet er planlagt til at starte. De personer, der dukker op for sent, har ikke adgang. Du kan være sikker på, at de ikke kommer for sent næste gang. Dette kan synes overdrevet, og den simple handling at afbryde et igangværende møde er normalt nok til at afskrække folk fra at komme for sent fremover.

💡Tip! Microsoft Outlook understøtter som standard møder med en længde på 25, 55 og 80 minutter frem for de halve og hele timer, så indfør politikken om at der skal være tid til at komme frem til det næste møde!

Mekanismerne fra Parkinsons lov kan også gribe ind i møder, der kunne være afsluttet tidligere, men som strækker sig til andre emner, hvis tiden tillader det.

Vær opmærksom på Parkinsons lov

Ifølge Parkinsons lov vil ethvert arbejde udvide sig indtil, at det udfylder al den tid, der er til rådighed for dets udførelse.

Mekanismerne fra Parkinsons lov kan også gribe ind i møder, der kunne være afsluttet tidligere, men som strækker sig til andre emner, hvis tiden tillader det.

Jeg har ofte fundet mig selv skyldig i at bruge lidt længere tid på en opgave end nødvendigt – blot fordi der var tid til det og det var hyggeligt.

Dæk de vigtige punkter først

Når du opstiller dagsordenen, så anvend 80/20-reglen. Organiser dagsordenen, så de vigtigste 20% af punkterne er de første, der bliver diskuteret. På denne måde, hvis du løber tør for tid, vil du have dækket de punkter, der repræsenterer mindst 80% af mødets værdi, før tiden løber ud.

💡Tip! Hvis du finder dit bidrag og relevans udtømt i løbet af et møde, spørg de andre deltagere hvorvidt din fortsatte deltagelse er nødvendig.

Opsummer hver konklusion

Sørg for at opsummere hvert punkt på dagsordenen når emnet er diskuteret færdigt, så I er enige om konklusioner før I går videre til næste punkt. Hvis der er truffet beslutninger som kræver handling, sørg da for at blive enige om ansvarlige og tidsfrister for hver handling. En diskussion uden tildeling af ansvar og tidsfrist, er blot en samtale.

💡Tip! Afsæt tid i dagsordenen til at opsummere og tildele ansvar for handlinger.

Evaluer tidsforbruget

Jeg har mentalt givet mange møder 0 stjerner fordi de simpelthen har været spild af min tid og der har ikke været interesse i hvor værdifuldt mødet var for deltagerne.

Jeg har indført en ROTI i slutningen af næsten af alle mine møder, så vi kan sikre at næste møde bliver endnu bedre!

Med en ROTI (Return On Time Invested), kan vi få en hurtig fornemmelse af, hvor værdifuldt mødet var for de forskellige deltagere. Dette er fremragende input for en facilitator til at undersøge, hvad der kunne have været anderledes, og hvad vi bør gøre for at forbedre os til næste møde. En simpel fremvisning af fingre fra 1 til 5 (hvor 5 er bedst) er en hurtig og uformel måde at give individuel feedback til mødet i forhold til den tid, vi har brugt. Et afsluttende spørgsmål kunne være ”Hvis du skulle have givet det en højere, hvad skulle så have været anderledes?”

Send referat ud

Mange værdifulde møder er gået i glemmebogen, fordi der simpelthen ikke blev fulgt op. For at få maksimal effektivitet fra møder er at vigtigt at skrive nøjagtige noter og at rundsende referaterne fra mødet inden 24 timer hvis muligt. Ved at føre skrive præcise referater kan vi senere henvise til detaljerne i mødet, hvilket kan forhindre mange misforståelser. Dagsordener udarbejdet på forhånd efterfulgt af skarpe mødereferater, sikrer at alle er klar over hvilke handlinger de har ansvar for og tidsfrister.

Ved at sætte rammerne har vi allerede tidoblet chancen for et værdifuldt møde.

Hvad nu?

Ved at sætte rammerne har vi allerede tidoblet chancen for et værdifuldt møde. Begynd allerede nu at sætte rammerne for dit næste møde, så du bliver en del af de værdifulde mødeindkaldere.

Jeg håber du kan bruge disse råd, så møderne i din organisation kan blive værdifulde for alle.

Hvad er så det næste?

Et næste naturligt skridt er at dykke ned i kunsten at facilitere et godt møde og hvordan vi navigerer i den komplekse kommunikation mellem mennesker som sikrer at kommunikationen også er værdifuld når mødet er slut.

Men det er et helt andet kapitel (eller blogpost) til en anden dag.

I mellemtiden kan du tjekke disse ting ud, der kan give dig superkræfter som møde- og workshop-facilitator: 

• ‍Grafisk Facilitator Online | Lær at tegne så alle forstår det
• ‍Facilitator Online | Bliv en facilitator i verdensklasse
• ‍Facilitator Forum | Nå næste niveau og bliv en del af et skarpt fagligt fællesskab