Facilitatorens uforløste potentiale

En almindelig dag på kontoret i en dansk organisation:

Personalelederen, Henrik (lad os kalde ham det), til medarbejderen Mikkel:

”Vi har et ekstremt vigtigt beslutningsmøde om én time. Kan du ikke lige facilitere deltagerne igennem, så vi når frem til den rigtige løsning, når det korte møde er slut?”

Mikkel famler lidt i blinde efter et passende ansigtsudtryk og ender i en kombination af et smil og en skjult bekymring, fordi han jo egentlig gerne vil hjælpe Henrik. Men hvilket greb skal han trække i, og hvad hvis deltagerne ikke kan enes undervejs? Der er vist også lidt sved nu på Mikkels overlæbe.

For de fleste lyder Mikkels opgave bekendt, og for mange er den også en del af hverdagen.

Jeg ser alt for ofte, at faciliteringskompetencen, som i Mikkels tilfælde, bliver taget for givet i organisationerne og derfor ender på samme forventningshylde som medarbejderens evne til at hente papir i printeren eller tænde for skærmen i mødelokalet.

Faciliteringskompetencer er ikke medfødte

Virksomheder landet over bruger mange udviklingskroner på at videreuddanne og opkvalificere deres medarbejdere. Og lad os være ærlige: I HR-afdelingen rimer det ofte på uddannelser inden for projekt, salg eller ledelse af medarbejdere.

Sat lidt på spidsen behandles facilitering ofte som noget, der bare sker. Hvis du kan skrive en mail, kan du vel også styre en workshop, ikke?

Uddannelserne bør som minimum indeholde elementer med fokus på facilitering som en kompetence – og ikke blot en forventning om, at facilitering implicit er medfødt og i øvrigt komplet færdigudviklet, hvis du blot drager afsted på en 7-dags lederuddannelse, selvom beskrivelsen ikke nævnte ét ord om facilitering, da du tilmeldte dig.

Jeg ser alt for ofte, at faciliteringskompetencen, som i Mikkels tilfælde, bliver taget for givet i organisationerne og derfor ender på samme forventningshylde som medarbejderens evne til at hente papir i printeren eller tænde for skærmen i mødelokalet.

Den udbredte forventning om, at medarbejdere – uanset deres (ofte lange) stillingsbetegnelser – naturligt besidder evnen til at facilitere og derfor ikke behøver at træne eller vedligeholde denne kompetence gennem deres arbejdsliv, skal vi gøre op med, hvis vi gerne vil holde effektive møder og workshops, træffe bedre og mere velovervejede beslutninger og ikke mindst skabe værdi for de mange tusindvis af timer, der trods alt bliver brugt i mødelokalerne i løbet af et kalenderår.

Eller sagt på en anden måde:

Vores manglende evne til at holde effektive og frugtbare møder og workshops koster hver dag kassen rundt i de danske og internationale organisationer!

Tænk, hvis facilitering kom i HR’s uddannelseskatalog

Hvis vi satte et lille tankeeksperiment i gang og tilføjede facilitering som en uddannelse på lige vilkår med projekt, salg og ledelse i HR-afdelingernes uddannelseskatalog, kunne vi gå fra at betragte facilitering som en medfødt nice-to-have-færdighed, som vi forventer, at alle mennesker render rundt med, til at se den som en essentiel kompetence.

En kompetence, der kan løfte samarbejdet og styrke vores evne til at skabe arbejdspladser, hvor møder og workshops skaber reel værdi for deltagerne, fordi den gode facilitator har de rigtige greb og værktøjer til at facilitere alt fra de spontane til de planlagte møder.

For den dygtige facilitator kan de rigtige greb fx være at:

• Hjælpe mødedeltagerne med at holde fokus, sikre, at diskussioner forbliver konstruktive, og at beslutninger træffes hurtigt og klart
• Spille en nøglerolle i at navigere i det komplekse, hjælpe med at nedbryde siloer og skabe bedre resultater
• Hjælpe med at udnytte og fremhæve forskellige perspektiver, så beslutninger er velovervejede, frem for baseret på antagelser
• Reducere spildtid og sikre, at mødetid udnyttes produktivt
• Inddrage alle deltagere aktivt i processen, så engagementet øges, og ejerskabet afstemmes

Forestil dig, at Mikkel havde fået en reel værktøjskasse og ikke bare gik med den klassiske nikke-manøvre og sætning: ”Lad os parkere den her.”

Tilbage til virkeligheden (og de manglende kompetencer)

Mikkel skal nu til at indlede beslutningsmødet, som Henrik bad om, og han træder ganske kort ind i spotlyset, som dog blot viser sig at være det kraftige, lidt flimrende lys fra projektoren i lokalet.

Men i gang er mødet i hvert fald, og det bliver hurtigt klart for flere af deltagerne, at især Gitte fra Team Alpha har en stærk, dominerende holdning til, hvilken beslutning der er bedst at gå med – Mikkel når nemlig ikke meget længere end til agendaen på slide 3, før Gitte har sat sin egen dagsorden på mødet.

Mikkel er usikker på, hvordan han skal få fremhævet de forskellige perspektiver og få bremset Gitte, så de kan nå frem til en fælles beslutning. Sveden springer igen frem på overlæben.

Forestil dig, at Mikkel havde fået en reel værktøjskasse og ikke bare gik med den klassiske nikke-manøvre og sætning: ”Lad os parkere den her.”

En god facilitator ville være opmærksom på Gittes påvirkning og aktivt give hver enkelt deltager mulighed for at dele deres perspektiv for på den måde at sikre en mere velovervejet beslutning, fordi alle perspektiver er blevet grundigt vurderet undervejs.

Lad os derfor sammen opgradere facilitering fra en implicit kompetenceforventning til en strategisk prioritet. Det er en investering, der kan betale sig – både i tid, resultater og medarbejdertilfredshed.

Facilitering som en strategisk prioritet

Hvis vi giver medarbejdere som Mikkel muligheden for at udvikle og vedligeholde deres faciliteringskompetencer, så tør jeg godt love, at I ikke vil fortryde det. Faciliteringskompetencer er vigtige for din organisation, fordi det er så meget mere end bare at kunne styre en samtale og trykke på højre piltast for at skifte til næste slide.

Det handler om at skabe de gode rammer, hvor medarbejdere og deltagere kan samarbejde mere effektivt, udveksle ideer og nå frem til beslutninger, der skaber værdi for både deltagerne og den organisation, de befinder sig i.

Lad os derfor sammen opgradere facilitering fra en implicit kompetenceforventning til en strategisk prioritet. Det er en investering, der kan betale sig – både i tid, resultater og medarbejdertilfredshed.

Tør du tage skridtet og investere i facilitering som en kompetence? Har du overhovedet råd til at lade være, kan jeg også spørge?

‍