Guide til Grafisk Facilitering: Fra krusseduller til klarhed på dine møder og workshops

Indhold i denne artikel:

Måske bliver der trukket lidt på smilebåndet første gang, kunder eller kollegaer bliver præsenteret for store tegninger af luftballoner, supermænd eller kulørte målskiver under et møde eller en workshop.

Ikke desto mindre er det netop de lettilgængelige symboler og tegneserieagtige ikoner i den grafiske faciliteringsmetode, som gør kompleks problemløsning og samarbejde bedre, lettere og sjovere.

I dette indlæg går vi i dybden med grafisk facilitering og historien og metoderne bag. Så lad os starte med det mest åbenlyse spørgsmål: Hvad er det?

Hvad er grafisk facilitering?

Grafisk facilitering er en metode til at visualisere idéer, processer og samtaler ved hjælp af tegninger, ikoner, tekst og diagrammer. Det kan bruges til møder, workshops og præsentationer for at skabe overblik, styrke forståelsen og fremme kreativitet og engagement blandt deltagerne.

Hvis vi graver et spadestik dybere, kan du sige at grafisk facilitering er en metode indenfor kompetencen facilitering.

Ordet ’facilitering’ stammer fra det latinske ord ’facilitas’, der betyder at ’gøre let’. Som facilitator er din opgave med andre ord at gøre det let for deltagerne at bidrage, samarbejde og ikke mindst skabe resultater sammen.

Når vi sætter ’grafisk’ ind i ligningen, så handler det altså om at bruge visuelle elementer til at lette og inspirere samarbejde og skabe et fælles visuelt sprog, vi kan mødes om.

Du kan aldrig være helt sikker på, hvad dine kollegaer tænker. Alligevel har vi en tendens til at lade som om, vi forstår hinanden fuldt ud – ofte fordi vi fejlagtigt antager, at de ser tingene fra samme perspektiv som os selv. Men sandheden er: Det gør de sjældent!

Alle har deres egen sted at forstå verden fra, og derfor skal vi gøre noget aktivt for at få indsigt i hinandens verdener og ståsteder.  

Når vi bruger ikoner til at visualisere problemer, løsninger, behov eller produkter bliver vi ekstremt konkrete og får noget, som vi sammen kan kigge på, kommentere og videreudvikle.

Mens facilitering gør det lettere for gruppen at komme fremad, gør de grafiske virkemidler det lettere at eksternalisere og synliggøre det, vi snakker om.

En sidegevinst, du også skal have med er, at din og dine kollegaers hjerner elsker at få stimuleret den visuelle sans, altså synet, fordi det gør det meget lettere for os at forstå og huske informationer, når vi kombinerer ord og billeder.

Vores hjerner og mentale liv fungerer nemlig ved at skabe mønstre og forbinde informationer, og når vi visualiserer strukturerne fx i et mindmap, skaber vi langt bedre forudsætninger for forståelse og læring. Dertil kommer at vi har en nærmest ubegrænset hukommelse, når det gælder billeder, og vi kan lagre uanede kombinationer af billeder og handlinger.

Alle har deres egen sted at forstå verden fra, og derfor skal vi gøre noget aktivt for at få indsigt i hinandens verdener og ståsteder.

Hvad er historien bag grafisk facilitering?

Lad mig starte med at slå fast, at det med at bruge visualisering og tegninger i kommunikation på ingen måde er nogen ny opfindelse. Vi skal derimod helt tilbage til de tidlige menneskelige samfund og hulemalerierne, hvor billeder, symboler og tegninger var måden at formidle ideer, fortælle historier og kommunikere komplekse koncepter.

Et let hop frem til 1970'erne og 1980'erne, hvor der kom en stigende interesse for, hvordan virksomheder kunne skabe kreative, innovative engagerende miljøer med fokus på samarbejde. Hvorfor? Fordi problemerne, de skulle løse, blev mere og mere komplekse, og det behov har ikke ændret sig siden, tværtimod!

Den øgede kompleksitet betød at arkitektfirmaerne, med firmaet Office for Metropolitan Architecture som det mest bemærkelsesværdige, begyndte at eksperimentere med metoder og teknikker, der kunne styrke kommunikation og samarbejde under møder og workshops.

Et andet navn og firma, som skal nævnes, er David Sibbet, grundlæggeren af The Grove Consultants International. Han er en af ’the founding fathers’ til det vi i dag taler om som grafisk facilitering og visuel tænkning. Sibbet er en anerkendt ekspert i anvendelsen af visuelle metoder til at lette gruppeinteraktioner, problemløsning og strategisk planlægning, og har gennem årene udviklet og udgivet adskillige modeller og bøger indenfor feltet.

Tilbage i 2012 hoppede jeg selv lidt hovedkulds og ganske tilfældigt på det grafiske faciliterings-tog, og lod mig forføre af den øjeblikkelige oplevelse af, at ’det her giver altså mening’, og det har jeg ikke været ene om. Populariteten af grafisk facilitering er nemlig steget stødt gennem de seneste årtier, som et værktøj til at understøtte møder, workshops, præsentationer og strategiske processer over hele verden.

Hvorfor? Fordi problemerne, de skulle løse, blev mere og mere komplekse, og det behov har ikke ændret sig siden, tværtimod!

Hvorfor bruge grafisk facilitering i dag?

I dag er det helt normalt at finde jobopslag, hvor grafisk facilitering står eksplicit som en ønsket kompetence hos ansøgeren. Virksomhederne står overfor komplekse problemstillinger, der skal løses i tværfaglige teams og grupper, og derfor har vi behov for både at kunne skabe ’det store overblik’ og gå på opdagelse i hinandens model af verden. Begge dele er grafisk facilitering virkeligt stærkt til – og det er derfor et værktøj, der kan gøre en forskel, for den der faciliterer.

Hvad skal du kunne for at komme i gang?

Først og fremmest skal du kunne fremskaffe noget at skrive med og på. Dernæst skal du (sikkert) have en lille venskabelig snak med din indre stemme, der prøver at overbevise dig om, at du ikke kan tegne.

Glem det, alle kan tegne!

Du har måske ikke tegnet siden du var barn, men bare rolig, for det behøver ikke at være hverken svært eller kræve en masse af dig, at få aktiveret din ’visualiseringsmuskel’. Muskler skal trænes og jo mere du træner jo stærkere og hurtigere bliver du. Omvendt må du ikke give op, hvis du bliver lidt ’øm’ i starten.

Grafisk Facilitering består af simple, hurtige tegninger og de fleste er bygget op om almindelige geometriske figurer som cirkler og rektangler.

Når du skal i gang er der syv grundelementer, som jeg vil anbefale dig i dit træningsprogram.

De 7 grundelementer

‍De syv grundelementer er: Rammer, mennesker, steder, processer, kommunikation, tekst og effekter, men det, du lige har læst, har din hjerne svært ved at forstå eller huske, så du får dem også lige 'grafisk faciliteret', værsgo: 👇

Hvordan bruger man det i praksis?

Den bedste motivation til at lære noget nyt, er at have et konkret formål med det. At kunne visualisere giver dig en lang række muligheder, for at forbedre din formidling, skabe engagerende møder og samarbejde og ikke mindst styrke ejerskab og arbejdsglæden i organisationen.

To af de mest anvendte formater er visuelle præsentationer og visuelle skabeloner.  

Visuelle præsentationer er et oplagt alternativ eller supplement til de klassiske Power Point-præsentationer, som ofte ikke fanger deltagerne eller skaber gode betingelser for, at de forstår og kan huske indholdet.

Når du laver visuelle præsentationer, er formålet at kommunikere klart, tydeligt og inspirerende, og skabe forståelse for noget, som er enten nyt eller komplekst.

Præsentationstegningerne laves oftest på A0-plancher og indeholder både ord og billeder, der understøtter din fortælling. En vigtig del af forberedelsen består i, at du vælger de allervigtigste budskaber ud, og lader dem blive udgangspunktet for det du tegner og skriver.

Modsat PowerPoints har plancher den fordel, at de kan hænge rundt i lokalet, hvis du har fysiske møder eller et kontormiljø, og på den måde har deltagerne langt bedre forudsætninger for at koble informationerne fra de forskellige plancher med hinanden, modsat når vi skifter slide på en præsentation og informationen er væk, inden du når at tage en tår af din kaffe.

Visuelle præsentationer er det ideelle format at starte med, hvis du sætter pris på at kunne øve og forberede dig uden publikum.

Visuelle præsentationer er et oplagt alternativ eller supplement til de klassiske Power Point-præsentationer, som ofte ikke fanger deltagerne eller skaber gode betingelser for, at de forstår og kan huske indholdet.

Visuelle skabeloner benytter du, når dit primære formål er at involvere dine deltagere. Alt for mange møder og workshops passiviserer deltagerne med lange monologer, informationsoverload og aktivering, der er begrænset til et lukket spørgsmål to minutter inden mødet slutter.

Tegningerne inviterer til deltagelse, og definerer en tydelig og let struktur for processen. Skabelonen tegnes på en A3 eller planche og består typisk af en overskrift eller spørgsmål, som deltagerne skal behandle, samt tomme felter eller modeller til at placere deltagernes input i.

Visuelle skabeloner er ideelle til at aktivere deltagerne, fordi de er let tilgængelige og fordi det bliver helt tydeligt, at de råber på at blive udfyldt.

Visuelle skabeloner benytter du, når dit primære formål er at involvere dine deltagere.

Hvad gør man til online-møder?

Hjemmearbejde og møder og workshops, der foregår på en skærm, er blevet dagligdag for de fleste af os.

Derfor bliver jeg ofte spurgt: Hvad gør vi så, når det hele foregår online?

Heldigvis er det ret enkelt. Praktikkerne for grafisk facilitering i fysiske møder gælder også, når vi rykker online – med et par ekstra overvejelser. Når du arbejder på en skærm, er det ekstra vigtigt, at dine tegninger er helt enkle og tydelige. Skærmopløsninger og små detaljer kan hurtigt skabe forvirring, så tænk less is more.

Værktøjer som Miro, MURAL og Jamboard skaber gode rammer for online samarbejde. De fungerer som digitale whiteboards, hvor du kan tegne og bruge skabeloner, mens deltagerne bidrager i realtid. Denne artikels ærinde er ikke at komme med anvisninger ift. hvilket digitalt produkt, du skal bruge, men de fleste kan du prøve gratis (hvis ikke din virksomhed allerede har adgang til dem), så prøv dig frem, så grafisk facilitering også kan løfte jeres online-møder.

Platformene tilbyder både færdige skabeloner og mulighed for at tegne frit, præcis som når vi står ved en fysisk tavle. Men husk, at det vigtigste ikke er, hvilket værktøj du bruger, men hvordan du bruger det til at skabe engagement og forståelse i gruppen.

Heldigvis er det ret enkelt. Praktikkerne for grafisk facilitering i fysiske møder gælder også, når vi rykker online (...)

Bør man tage højde for kulturelle forskelle?

Essensen af grafisk facilitering handler om at skabe fælles forståelse, undgå misforståelser og sikre, at alle føler sig inkluderet i processen. Derfor skal du som facilitator selvfølgeligt tænke dig om, så din grafiske facilitering ikke ender som en håndgranat i rummet.

Hvis du arbejder med en meget international gruppe, så tænk over, at symboler og farver kan have vidt forskellige betydninger på tværs af kulturer. For eksempel symboliserer farven hvid sorg i mange asiatiske lande, mens det i Vesten ofte forbindes med renhed og nye begyndelser.

Et V-tegn med håndfladen indad kan af nogen opfattes som en fornærmelse, mens det andre steder er et fredstegn. Selv noget så simpelt som en tommelfinger opad kan i nogle mellemøstlige lande opfattes som stødende. Det er derfor vigtigt at researche og eventuelt konsultere lokale kollegaer, når du arbejder med internationale grupper. En god tommelfingerregel er at holde sig til universelle symboler som geometriske former og undgå kulturspecifikke referencer. Er du I tvivl, kan du tænke på de symboler du fx møder i lufthavne.

Et V-tegn med håndfladen indad kan af nogen opfattes som en fornærmelse, mens det andre steder er et fredstegn.

Men er det ikke lidt barnligt at tegne på arbejde?

Vi nærmer os enden i dette skriv om grafisk facilitering. Et spørgsmål (læs: bekymring) spøger måske stadig i dit baghoved:

Hvilken målgruppe kan man bruge grafisk facilitering overfor?

Jeg har oftest beroliget kursusdeltagere, der så en lang række muligheder for at understøtte komplekse strategiprocesser og ledergrupper med grafisk facilitering, men var nervøse for, om det ville virke uprofessionelt at inddrage tegnede elementer. Den gode nyhed er, at dem i nystrøgne blå skjorter (måske endda med slips på) har en hjerne, der fungerer fuldstændig som alle andres. Langt de fleste hjerner fungerer bedre med visuel understøttelse og jo mere komplekse problemer og processer, der skal behandles, jo større er behovet.

Grafisk facilitering er ikke begrænset til en bestemt målgruppe eller formål, og den bedste måde at finde ud af, hvor du skaber størst værdi med din nye visuelle superkraft er at prøve det af igen og igen, og ikke mindst at spørge deltagerne efter feedback.

Grafisk facilitering er for alle, så grib tuschen og tegn!

Om forfatteren

Camilla Linnemann er ud over at være Head of Relations i Syndicate også en erfaren og passioneret facilitator, der ved, hvordan du bruger visuelle virkemidler til at skabe en bedre fælles forståelse på tværs af faggrupper.

Hun har afholdt utallige kurser i grafisk facilitering og står også bag et populært kursus i grafisk facilitering, som du kan tage nemt og enkelt online, lige når det passer dig.